RIESGO DE CUMPLIMIENTO EN ACUERDOS DE QSR: DIVULGACIONES Y DEBERES DE SUPERVISIÓN

Los acuerdos de Representante Especial Cualificado (QSR) son mecanismos institucionales que suelen establecerse entre corredores-distribuidores o empresas de compensación según las directrices pertinentes del sector, como las establecidas por la FINRA o la SEC. Estos acuerdos permiten a una empresa compensar o liquidar transacciones en nombre de otra sin interrumpir la propiedad de los entregables ni la visibilidad para los organismos reguladores.

Los acuerdos de QSR suelen aparecer en las relaciones de compensación corresponsal. Un compensador se encarga de la función de compensación y liquidación, mientras que el corredor introductor continúa centrándose en la recepción de órdenes o las relaciones con los clientes. Los marcos regulatorios permiten esta delegación de funciones, pero la condición de QSR genera sus propias complicaciones de cumplimiento. En concreto, afecta a la gestión de la divulgación de información, a la transferencia o conservación de la información del cliente y a la distribución de las responsabilidades de supervisión entre las partes.

Los responsables de cumplimiento y los equipos jurídicos deben comprender los límites y la estructura de los acuerdos de QSR para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones establecidas en la normativa de valores. Esto incluye mantener registros adecuados, garantizar que se reconozcan y mitiguen los conflictos de intereses, y confirmar que todas las partes comprendan quién es responsable de supervisar las funciones específicas de cumplimiento.

La mayoría de las estructuras de los restaurantes de servicio rápido (QSR) están codificadas mediante contratos detallados, que asignan las responsabilidades operativas y de cumplimiento. Sin embargo, la existencia de un acuerdo legal no elimina el escrutinio regulatorio. Las empresas aún deben confirmar que las asignaciones cumplen con la legislación aplicable, garantizar un trato justo con los clientes y evitar descuidos en las transacciones o actividades de control.

Los modelos de negocio comunes que incluyen relaciones QSR son:

• Corredores-agentes independientes que se asocian con una empresa de compensación
• Empresas de servicios financieros que externalizan ciertos flujos de trabajo administrativos
• Estructuras multiempresa que operan bajo una jerarquía de compensación

En cada caso, los acuerdos QSR pueden agilizar significativamente las operaciones, pero conllevan el riesgo vital de deficiencias en el cumplimiento, especialmente cuando la supervisión está fragmentada o insuficientemente documentada.

Comprender los aspectos fundamentales de los acuerdos QSR es esencial para implementar políticas de supervisión eficaces, prepararse para auditorías regulatorias y garantizar la integridad operativa a largo plazo de todas las partes involucradas.

La divulgación es un componente central del cumplimiento sostenible en los acuerdos de compensación de calidad (QSR). Los reguladores priorizan la divulgación precisa, oportuna y completa de las obligaciones, funciones y flujos de trabajo relevantes entre las empresas que participan en una relación de compensación. Cuando las responsabilidades se comparten o se perciben como ambiguas, el riesgo de omisión aumenta y la posibilidad de infracciones regulatorias se expande significativamente.

Desde la perspectiva del cumplimiento, las empresas deben evaluar las siguientes áreas clave de divulgación:

• Comunicación con el cliente: Los clientes deben estar completamente informados sobre la naturaleza de la relación de compensación de calidad (QSR), incluyendo quién es el agente de compensación final y quién es responsable de la ejecución, liquidación y custodia de los fondos.
• Presentaciones regulatorias: Las divulgaciones a los reguladores (por ejemplo, los requisitos de la Norma 4311 de FINRA) deben reflejar los acuerdos de QSR cuando corresponda. Esto incluye detalles en los formularios BD o FOCUS.
• Transparencia interna: Ambas empresas involucradas en un acuerdo de QSR deben mantener registros internos que detallen su rol en la estructura y proporcionar esta información fácilmente durante las auditorías de cumplimiento.

La falta de divulgación de información relevante puede resultar en acciones regulatorias, incluyendo censuras, multas o restricciones operativas. En los últimos años, los reguladores han intensificado su escrutinio sobre los modelos de "cumplimiento externalizado" donde la ejecución indirecta o las obligaciones de presentación de informes no pueden supervisarse adecuadamente debido a la falta de claridad o documentación inadecuada.

Además, pueden surgir conflictos de intereses cuando los motivos de lucro influyen en la forma en que se divulgan o delegan las funciones. Esto incluye situaciones en las que los ingresos por servicios de corresponsalía pueden hacer que las empresas pasen por alto posibles riesgos para los clientes o señales de alerta regulatorias. Los equipos de cumplimiento deben verificar que la divulgación no solo sea formal, sino también funcional, garantizando que los clientes y los reguladores puedan interpretar claramente la estructura contractual y operativa.

Las mejores prácticas para mitigar el riesgo de divulgación incluyen:

• Establecer procedimientos de supervisión escritos (PSE) que integren los protocolos de divulgación específicos de los restaurantes de servicio rápido
• Garantizar que los equipos de cumplimiento realicen auditorías periódicas de la divulgación real proporcionada a nivel de cliente y regulatorio
• Brindar a los empleados capacitación anual sobre el manejo de la comunicación externa relacionada con los compromisos de los restaurantes de servicio rápido

El entorno regulatorio continúa evolucionando y es probable que los estándares de divulgación se endurezcan en respuesta al aumento del uso de servicios subcontratados. Por lo tanto, toda empresa que participe en un acuerdo de restaurantes de servicio rápido debe considerar la divulgación completa e inequívoca como una obligación fundamental de cumplimiento, no como un mero ejercicio administrativo.

Uno de los aspectos más complejos de los acuerdos de QSR es definir y gestionar las responsabilidades de supervisión. Los organismos reguladores, como la SEC y la FINRA, no permiten que las empresas deleguen sus obligaciones de supervisión simplemente mediante la firma de acuerdos. Es decir, si bien las funciones operativas pueden externalizarse, las obligaciones de supervisión suelen recaer en la empresa original, a menos que se les exima expresamente mediante una aprobación o exención regulatoria.

Esto plantea importantes problemas de cumplimiento que las organizaciones deben abordar para mantenerse dentro de los límites regulatorios. En esencia, cada parte involucrada en un QSR debe mantener un sistema de supervisión razonablemente diseñado para garantizar el cumplimiento de las leyes aplicables, incluso si otra firma ejecuta técnicamente una parte de dichas obligaciones.

Las áreas donde las consideraciones de supervisión son esenciales incluyen:

• Datos y seguridad del cliente: Si la firma de compensación maneja registros de cuentas o transferencias de fondos, la firma introductora debe supervisar el acceso, la confidencialidad y el posible uso indebido.
• Revisión de operaciones: Se deben realizar revisiones automatizadas o manuales de la calidad de la ejecución de las operaciones y la imparcialidad del cliente, incluso cuando la liquidación de las operaciones se gestiona en otro lugar.
• Libros y registros: Incluso cuando otra parte aloja los datos, la firma de origen sigue siendo responsable de garantizar la integridad, la precisión y el acceso.
• Antilavado de dinero (ALD): Ambas firmas deben coordinar las respuestas de supervisión ante actividades sospechosas, garantizando que las obligaciones de ALD sean compartidas, pero no Diluido.

La Norma 3110 de FINRA y las directrices de la SEC enfatizan que la delegación sin verificación es insuficiente. La simple confianza en el entorno de control de una contraparte no exime a la firma de responsabilidad. Por lo tanto, la claridad conjunta sobre las funciones es vital, pero también lo es la evidencia de una supervisión continua.

Las firmas deben documentar cómo supervisan a las contrapartes dentro de las estructuras de QSR. Esto puede incluir:

• Realizar revisiones anuales de diligencia debida
• Compartir informes de excepciones y auditorías entre ambas partes
• Desarrollar conjuntamente matrices de supervisión que detallen la distribución de responsabilidades

Las relaciones con los QSR también dan lugar a una revisión regulatoria cuando surgen problemas de informes. Por ejemplo, no identificar riesgos de fraude o fallos de control en todo el acuerdo puede indicar un problema de supervisión sistémico. Por lo tanto, las empresas deben ir más allá de los contratos en papel y desarrollar procesos de supervisión dinámicos, respaldados por tecnologías de cumplimiento normativo y comunicación interpartidaria. En última instancia, las expectativas regulatorias para los participantes de los restaurantes de servicio rápido (QSR) enfatizan una postura proactiva: las empresas no solo deben identificar los riesgos de supervisión, sino también implementar controles, verificarlos regularmente y corregir las fallas con rapidez. Esto incluye actualizaciones periódicas de las políticas de supervisión, evidencia de la capacitación del personal y una ruta clara de los procedimientos de gestión de excepciones. En los acuerdos de QSR, el riesgo se transfiere fácilmente. La empresa que no supervisa las funciones delegadas es la que finalmente se ve obligada a rendir cuentas. Por eso, una supervisión sólida, basada tanto en las políticas como en la ejecución, es indispensable.