RGPD Y FUSIONES Y ADQUISICIONES: POR QUÉ LAS RESPONSABILIDADES EN MATERIA DE DATOS PUEDEN EVITAR UN ACUERDO

Introducción al RGPD y las transacciones de fusiones y adquisicionesEl Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), implementado en toda la Unión Europea en mayo de 2018, transformó profundamente la forma en que las empresas abordan la privacidad y la protección de datos. Si bien sus implicaciones son amplias, el reglamento cobra especial relevancia en el contexto de las fusiones y adquisiciones (F&A). A medida que la diligencia debida depende cada vez más de la evaluación de las prácticas de datos, el cumplimiento del RGPD se ha convertido en un factor de riesgo crítico, hasta el punto de que las responsabilidades relacionadas con los datos pueden determinar el éxito o el fracaso de una posible transacción.Este artículo analiza en detalle cómo el RGPD impacta la actividad de fusiones y adquisiciones, los desafíos que presenta durante la diligencia debida y cómo tanto compradores como vendedores pueden gestionar el panorama de la privacidad de datos para proteger el valor y mitigar el riesgo. Con el aumento del escrutinio de los reguladores, pasar por alto problemas de cumplimiento normativo en materia de datos puede generar responsabilidades posteriores a la operación, daños a la reputación y sanciones regulatorias.

En la economía digital actual, donde los datos de los clientes suelen ser un activo fundamental, garantizar la conformidad con la normativa del RGPD se ha vuelto fundamental no solo para la práctica ética, sino también para la planificación estratégica de las transacciones. Para compradores e inversores, la pregunta ya no es si el RGPD es relevante, sino cuánto influye en la valoración y la estrategia de integración.

¿Qué es el RGPD y por qué es importante durante las fusiones y adquisiciones?

El RGPD es un reglamento promulgado por la Unión Europea para establecer estándares unificados de protección de datos en todos los estados miembros. Su objetivo principal es proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE y brindarles un mayor control sobre cómo las organizaciones procesan y utilizan sus datos. Las características clave incluyen el consentimiento informado para la recopilación de datos, el derecho al olvido, directrices estrictas sobre la transferencia de datos y requisitos rígidos para la divulgación de infracciones.

El RGPD se aplica no solo a las organizaciones que operan dentro de la UE, sino también a las entidades no pertenecientes a la UE que procesan datos relacionados con personas de la UE. Este alcance extraterritorial significa que los requisitos del RGPD son relevantes en prácticamente todas las transacciones transfronterizas que involucran a titulares de datos de la UE.

Al evaluar una empresa para su adquisición, ya sea en el sector tecnológico, sanitario, financiero o cualquier industria que dependa de datos, el grado de cumplimiento del RGPD por parte de una organización determina su exposición al riesgo. Incluso las infracciones involuntarias pueden dar lugar a multas de hasta el 4 % de la facturación global anual o 20 millones de euros, lo que sea mayor. Pero más allá de las sanciones económicas, el incumplimiento puede provocar el estancamiento de las negociaciones, la alteración de las valoraciones de las operaciones o el abandono poco después del descubrimiento.Por ejemplo, si un adquirente identifica durante la diligencia debida que una empresa objetivo ha estado manejando indebidamente datos personales, como no obtener un consentimiento válido o transferir datos ilegalmente fuera de la UE, puede reconsiderar la operación o exigir declaraciones, garantías o indemnizaciones significativas. En algunos casos, el riesgo percibido es lo suficientemente sustancial como para cancelar la transacción por completo.Ya no se trata solo de multas. En muchos casos, el daño reputacional derivado de infracciones públicas del RGPD pesa mucho en la mente de los negociadores. Se espera que los inversores actuales integren factores ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) en la toma de decisiones, y la ética de los datos se enmarca directamente en los temas "S" y "G".En pocas palabras, el incumplimiento del RGPD ya no es un riesgo secundario durante las fusiones y adquisiciones; A menudo es un tema de titulares que desencadena un escrutinio más profundo, afecta los modelos de valoración e influye en la planificación de la integración posterior a la fusión.

Due Diligence y Auditorías de Datos según el RGPD

La due diligence es un componente fundamental de cualquier fusión o adquisición. Su objetivo es identificar los riesgos financieros, legales, operativos y estratégicos relacionados con la empresa objetivo. En los últimos años, a medida que avanza la transformación digital, la importancia de la diligencia debida en materia de datos ha aumentado rápidamente y, con ella, el cumplimiento del RGPD se ha convertido en un punto clave.

Una auditoría del RGPD durante la diligencia debida suele incluir los siguientes elementos:

• Mapeo de datos: Comprender qué datos personales se recopilan, las fuentes, la finalidad del tratamiento, los mecanismos de almacenamiento, el uso y las políticas de eliminación.
• Marcos de consentimiento: Verificar cómo y cuándo la empresa obtiene el consentimiento del usuario y si cumple con los estándares del RGPD de especificidad, claridad y revocabilidad.
• Compartición con terceros: Evaluar los contratos y las garantías con los encargados y subencargados del tratamiento de datos para garantizar la aplicación de cláusulas estándar y acuerdos de tratamiento de datos.
• Transferencias transfronterizas: Determinar si los datos personales se transfieren fuera de la UE y, de ser así, si dichas transferencias dependen sobre mecanismos legales como las cláusulas contractuales estándar o las decisiones de adecuación.
• Procedimientos en caso de violación de datos: Revisión de las políticas relacionadas con los plazos de notificación de violaciones, los planes de respuesta a incidentes y el historial de violaciones, si las hubiera.
• Derechos del titular de los datos: Evaluación de cómo se cumplen en la práctica los derechos de las personas, como el acceso, la rectificación, la eliminación y la portabilidad.

Los compradores suelen contratar a expertos legales, técnicos y en protección de datos para realizar esta auditoría. La información obtenida puede generar señales de alerta, afectar la declaración y las garantías del contrato de compraventa o dar lugar a un ajuste de precio. Además, los hallazgos pueden definir la estrategia para la integración de datos posterior a la fusión y la remediación del cumplimiento normativo.

Los vendedores, por su parte, deben prepararse concienzudamente para la diligencia debida contando con la documentación, las políticas y los controles adecuados. Establecer un Registro de Actividades de Tratamiento (RoPA) completo es uno de estos requisitos, lo que ayuda a transmitir transparencia y preparación legal. La falta de preparación puede afectar la reputación durante las negociaciones con el comprador y dar lugar a interacciones prolongadas o a un profundo escrutinio por parte de los reguladores tras la transacción.

Además, la tolerancia al riesgo del comprador desempeña un papel importante. Las firmas de capital privado, por ejemplo, pueden favorecer las operaciones con activos para aislar pasivos en lugar de la compra de acciones, especialmente cuando la documentación del RGPD es escasa. Los grandes compradores corporativos pueden aplicar convenios estrictos de remediación o acuerdos de depósito en garantía para compensar la exposición futura al riesgo.

Una tendencia emergente es que la diligencia debida ya no se limita al cumplimiento legal. Cada vez más, los compradores examinan la estrategia de datos de una organización (cómo se recopilan, monetizan y protegen los datos personales y empresariales) para evaluar no solo los riesgos, sino también las oportunidades de innovación y escalabilidad.

Es evidente que cuando los datos constituyen la columna vertebral de la valoración, un marco de privacidad de datos deficiente puede alterar sustancialmente la dinámica de la operación o dar lugar a extensas negociaciones previas al cierre para acordar quién asume el riesgo. El RGPD, con su amplio alcance y sus sanciones, exige una atención proactiva tanto de los compradores como de los vendedores mucho antes de que se complete la transacción.

Mitigación de los riesgos del RGPD tras la transacción

Incluso después de la firma y el cierre de un acuerdo, las responsabilidades relacionadas con los datos en virtud del RGPD pueden seguir representando amenazas significativas para la continuidad del negocio, la estrategia de integración y el rendimiento financiero. Por lo tanto, es crucial que las consideraciones sobre protección de datos no se limiten a la diligencia debida, sino que se extiendan a la integración y la gestión posterior a la adquisición.

A continuación, se presentan algunos de los principales desafíos posteriores a la transacción y las mejores prácticas para que las partes interesadas los mitiguen:

1. Integración de diferentes sistemas de datos

Tras una adquisición, las empresas suelen enfrentarse al reto de integrar infraestructuras de TI y datos dispares. Combinar diferentes conjuntos de datos manteniendo al mismo tiempo el cumplimiento del RGPD requiere un enfoque estructurado y cauteloso. Los ejercicios de mapeo de datos realizados durante la diligencia debida deben guiar ahora los cambios operativos, como la unificación de las bases de datos de clientes, la migración de sistemas y la preservación de los registros de auditoría, todo ello sin infringir los marcos de consentimiento ni exponer información personal.

Ignorar estas complejidades puede dar lugar a una exposición injustificada. Por ejemplo, si los usuarios han dado su consentimiento para el uso de datos en un contexto pero no en otro, la fusión de datos sin la debida revalidación puede constituir un tratamiento ilícito.

2. Riesgos reputacionales y regulatorios

Si surge alguna infracción del RGPD tras el cierre de una operación, ya sea por prácticas previas de la empresa objetivo o por errores de integración, la empresa adquirente asume la responsabilidad legal y regulatoria. Esto refuerza la importancia de incluir protecciones contractuales en el acuerdo de venta, como indemnizaciones, cláusulas regulatorias o fondos de depósito en garantía vinculados a los hitos de cumplimiento.

Los adquirentes también podrían tener que comunicar públicamente la adquisición y cualquier cambio posterior en el uso de los datos. La percepción de la notificación retroactiva o de prácticas cuestionables en materia de datos puede generar escrutinio por parte de los interesados, los reguladores y los organismos de control.

3. Integración Cultural y Gobernanza

Más allá de los sistemas y las operaciones, la integración exitosa del RGPD depende de la cultura organizacional. Los equipos de gobernanza de datos deben alinear políticas como la minimización de datos, la privacidad desde el diseño y las evaluaciones periódicas en todas las ubicaciones y departamentos. Esto a menudo requiere la capacitación del personal, la actualización de funciones como la de los Delegados de Protección de Datos (DPD) y la reevaluación de las relaciones con los proveedores para que se ajusten al marco de gobernanza del adquirente.

Las fusiones internacionales, especialmente las que se realizan entre entidades estadounidenses y de la UE, requieren una planificación explícita para gestionar las diferencias en la cultura de gestión de datos y las expectativas regulatorias. La entidad adquirente debe garantizar que su filosofía de gobernanza se aplique de manera uniforme en toda la nueva empresa fusionada.

4. Monitoreo a Largo Plazo y Preparación para Auditorías

Los reguladores pueden investigar las prácticas de datos pasadas mucho después del cierre de una operación. Mantener una postura de cumplimiento preparada para auditorías es innegociable. Esto incluye la actualización periódica de los registros de procesamiento, la supervisión de las quejas de los interesados ​​y la implementación de paneles de control de cumplimiento a nivel directivo.

Integrar la supervisión de riesgos del RGPD en el marco de gestión de riesgos de la empresa es una práctica adoptada por organizaciones líderes, lo que garantiza que la privacidad no se vea relegada a un segundo plano una vez que las prioridades operativas cambien tras la fusión.

5. Comunicación proactiva con las autoridades

Si los planes de integración implican cambios sustanciales en el procesamiento de datos, puede ser recomendable colaborar con las autoridades supervisoras. Esto puede demostrar buena fe y fomentar la confianza. Dicha colaboración también podría incluir consultas con las principales autoridades de protección de datos a través de mecanismos como el sistema de ventanilla única (OSS) cuando las actividades afecten a múltiples jurisdicciones de la UE.

En conclusión, los riesgos relacionados con el RGPD en las fusiones y adquisiciones no desaparecen al cierre. Si no se abordan, las responsabilidades posteriores a la adquisición pueden socavar el éxito de la operación, generar acciones de cumplimiento y perjudicar la valoración a largo plazo. Al priorizar el cumplimiento continuo, establecer controles internos sólidos y mantener una estrategia posterior al acuerdo centrada en la privacidad, los compradores pueden navegar con éxito este panorama regulatorio de alto riesgo.